Ab 2025: Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – Was Unternehmen wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen für den inländischen B2B-Bereich (Business-to-Business) in Kraft treten. Diese Veränderung betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z. B. Ärzte, Versicherungsmakler) und Vermieter, selbst wenn diese nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze tätigen. Endverbraucher (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.
Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die Unternehmen mehr Zeit für die Umstellung geben:
- Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail muss der jeweilige Empfänger wie bisher einverstanden sein.
Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2026 erfolgen. Zustimmungen können auch konkludent erfolgen, d.h. durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch. - Für vom 1.1. bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2027 erfolgen.
- Bis 31.12.2027 gilt für „kleine“ Unternehmer also faktisch keine wirkliche E-Rechnungspflicht, denn es können immer auch Rechnungen per Post oder mit Zustimmung des Empfängers per E-Mail verschickt werden. Es bleiben also drei Jahre Zeit, die unbedingt genutzt werden sollten.
Die Umstellung auf die E-Rechnung hat eine professionelle Außenwirkung. Je früher ein Unternehmer umstellt, desto besser. - Ab 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise.
Die vier Schritte zur Umsetzung der E-Rechnung:
Um sich auf die neue Regelung vorzubereiten, sollten Unternehmen bereits jetzt Schritte unternehmen. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
1. Empfang von E-Rechnungen und welche Formate es gibt
Um E-Rechnungen zu empfangen, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse. Die Übertragung von E-Rechnungen erfolgt in zwei Formaten:
- ZUGFeRD: Eine PDF-Datei, die zusätzlich eine XML-Datei enthält. Dieses Format wird voraussichtlich die häufigste Wahl sein, da es eine sichtbare PDF-Komponente für den Empfänger enthält.
- XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das keine sichtbare PDF-Komponente enthält.
Es ist ratsam, sich mit diesen Formaten vertraut zu machen, um die E-Rechnungen effizient zu empfangen und zu verarbeiten.
2. Geschäftspartner wollen zukünftig E-Rechnungen verschicken
Die E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang muss dem Rechnungsaussteller mitgeteilt werden. Ggfs. Kann es sinnvoll sein, für den Rechnungsempfang eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten, z. B. rechnung@musterdomain.com.
3. Speicherung von E-Rechnungen
Der Empfang von E-Rechnungen bringt auch die Notwendigkeit mit sich, diese ordnungsgemäß zu speichern. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, mit MS Outlook oder anderen E-Mail-Programmen eingehende E-Rechnungen automatisch in einen separaten Ordner umzuleiten. Dieser Ordner sollte mindestens einmal jährlich archiviert werden.
Für die weitere Bearbeitung der Rechnungen bieten Drittanbieter-Softwarelösungen wie DATEV, sevdesk oder Lexware eine einfache Integration, um E-Rechnungen effizient zu verwalten und weiterzuverarbeiten.
4. E-Rechnungen schreiben
Wenn Sie selbst E-Rechnungen erstellen möchten, benötigen Sie eine geeignete Softwarelösung. Falls Ihre bestehende Software dies nicht unterstützt, können Sie die DATEV E-Rechnungsplattform nutzen. Diese Plattform ermöglicht es, E-Rechnungen zu erstellen und direkt zu versenden.
Warum die Umstellung auf E-Rechnungen wichtig ist
Ab 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch versenden – und spätestens ab 2028 gibt es keine Ausnahme mehr. Diese Umstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance, den Rechnungsprozess effizienter zu gestalten. Elektronische Rechnungen erleichtern die Archivierung, reduzieren den Papierverbrauch und bieten eine schnellere Verarbeitung. Unternehmen, die sich frühzeitig mit der E-Rechnung auseinandersetzen, sind bestens auf die kommende gesetzliche Pflicht vorbereitet.
Fazit: Nutzen Sie die Übergangszeit bis 2027
Die Jahre 2025 und 2026 bieten eine Übergangsfrist, in der Unternehmen noch die Möglichkeit haben, Papierrechnungen zu verwenden oder Rechnungen per E-Mail zu verschicken – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für alle, die einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen.
Nutzen Sie die Übergangszeit, um sich mit dem Thema vertraut zu machen. Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet viele Vorteile und hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten. Je früher Sie sich mit den neuen Anforderungen befassen, desto besser!